Működési
Audit Ajánlat
Folyamat-feltérképezés · Veszteség-azonosítás · Döntéstámogatás
Miért fontos ez, és miért most?
A Vállalkozás Profilja
- Pékipari termelés – saját üzem, több mint 150 termék
- Saját és partner értékesítési pontok ellátása
- Vendéglátóipari egységek kiszolgálása
- Kiskereskedelmi üzletek kiszolgálása
- Jelenlegi rendszer: Kisebb ERP + Excel + telefonos kommunikáció
Miért Most?
- A növekvő komplexitás átláthatatlanná vált
- A veszteségek mértéke optimalizálása szükséges
- Rendszerfejlesztési döntés előtt szükséges állapotfelmérés
- Kontrollpontok hiánya üzleti kockázatot jelent
- A tulajdonos valós adatokon alapuló döntéstámogatást igényel
Az audit célja nem ellenőrzés – hanem alapot teremteni a tudatos, adatvezérelt fejlesztéshez.
A rendszer gyenge pontjai
ahol a veszteség keletkezik
Érzelem alapú(!) döntések
Sok esetben nem áll rendelkezésre megfelelő információ; a döntések tapasztalaton – vagy pusztán megérzésen – alapulnak.
Automatizálás hiánya
Manuális rögzítés, hiányos audit trail, magas hibalehetőség. Kulcsszereplők kiesése jelentős kockázattal jár az üzemeltetésben.
Selejt optimalizálás
Visszatérő, jelentős mértékű termelési veszteségek, amelynek forrása részben feltáratlan, a folyamat csak részlegesen optimalizált.
Korlátozott vezetői rálátás
Nincs vagy nem minden esetben áll rendelkezésre valós idejű adat a vezetői döntésekhez
Nem egységes adatáramlás
ERP, Excel és telefon kombinációja – konszolidált riport nem áll rendelkezése - közös egységes platform csak részben megoldott
Kontroll- és pénzügyi vakfoltok veszélye
A rendszer egyes elemei: értékesítési elszámolások és beszerzések nehezen auditálhatók, kontroll vesztés kockázata
Rendelés → Termelés → Értékesítés
Napi fogyás összesítés
KritikusAz üzletvezetők összesítik a napi fogyást
Telefonos rendelés
KritikusA következő napra vonatkozó rendelést telefonon leadják a központi irodának
ERP rögzítés
KritikusAz iroda rögzíti a rendeléseket az ERP rendszerben
Termelési mennyiség meghatározása
KritikusA rendelési mennyiségek átkerülnek a termeléshez – a termelésvezető dönt
Gyártás
Alapanyag előkészítés - Dagasztás - Sütés
Komissiózás
A kész termékeket szortírozzák üzletenként
Kiszállítás
A termékek eljutnak az üzletekbe
Értékesítés
Az üzletek értékesítik a termékeket
Elszámolás
KritikusPénzügyi elszámolások és alapanyag-beszerzések
Kritikus kontrollpontok: 1–4. lépés (becslés - esetenként manuális rögzítés - érzelem alapú döntések - realtime adatok hiánya) · 9. lépés (elszámolás kontroll vesztés kockázata)
Nem értékelés – feltérképezés
Rendelés - termelés - kiszállítás - értékesítés - elszámolás folyamat teljes feltérképezése
Adatáramlás és információhiányok vizsgálata
Selejt és operatív veszteség forrásainak azonosítása
Működési kontrollpontok és kockázatok azonosítása
Vezetői döntéstámogatás feltételeinek megteremtése
Rendszerfejlesztési döntések megalapozása
6 kulcsterület
ahol a veszteség és kockázat koncentrálódik
Rendelési Folyamat
- Kommunikációs lánc megbízhatósága
- Előrejelzés pontossága
- Rögzítési hibák azonosítása
Termelési Folyamat
- Termelési hatékonysága vizsgálata
- Selejt keletkezési pontjai
- Kapacitás- és időveszteség vizsgálata
Beszerzési folyamat
- Esetleges visszaélések kiszűrése
- Optimalizálás vizsgálata
- Folyamat átláthatósága
Kiszállítás és Logisztika
- Kiszállítási pontosság és időzítés
- Mennyiségi eltérések nyomonkövetése
- Dokumentálási hiányosságok
Készlet és Selejt
- Visszáruk és fennmaradó készlet kezelése
- Selejt mértéke és kategorizálása
- Leltárkontroll mechanizmusok
Pénzügyi Folyamatok
- Értékesítési elszámolások vizsgálata
- Alapanyag-beszerzések átláthatósága
- Kontroll- és egyeztetési pontok
Strukturált, 4 fázisú megközelítés
Audit előkészítés
- Érintett szereplők azonosítása
- Interjúk ütemezése
- Dokumentumok és rendszer-hozzáférések bekérése
- Audit scope véglegesítése
Interjúk & folyamat-feltárás
- Vezetői és operatív interjúk
- Helyszíni folyamat-megfigyelés
- Rendszer és adatelemzés
- Excel-riportok vizsgálata
Működési elemzés
- Folyamattérkép elkészítése
- Szűk keresztmetszetek azonosítása
- Selejt- és veszteség-kalkuláció
- Kockázati mátrix összeállítása
Riport & fejlesztési javaslatok
- Audit összefoglaló riport
- Priorizált fejlesztési roadmap
- Rendszerfejlesztési ajánlások
- Tulajdonosi prezentáció
Minden fázis végén visszajelzési pontot tartalmaz a tulajdonos számára. Az ütemezés rugalmas az ügyfél elérhetőségéhez igazítva.
Mit kap a projekt végén?
Folyamattérkép
Vizuális térkép a teljes rendelés - termelés - értékesítés láncról. Azonosított szűk keresztmetszetek és kockázati pontok.
Veszteség-elemzés
Mennyiségi és pénzügyi kimutatás a selejt- és operatív veszteségforrásokról, iparági benchmarkkal és prioritási sorrenddel.
Kontroll-riport
A jelenlegi kontrollpontok leltárja. Hiányosságok és javaslatok strukturált formában, kockázati prioritás szerint.
Fejlesztési roadmap
Priorizált fejlesztési javaslatok rövid- és középtávra, rendszerfejlesztési és folyamat-optimalizálási ajánlásokkal.
Rendszer-ajánlás
Megalapozott javaslat a következő IT lépésre: integráció vs. egyedi fejlesztés. Döntési alap az ERP-fejlesztéshez.
Tulajdonosi prezentáció
Executive összefoglaló. Prezentáció a legfontosabb megállapításokról és a javasolt következő lépésekről.
Az audit értéke a döntéshozó számára
Az audit a következő rendszerfejlesztési projekt szilárd alapját teremti meg – megelőzve a rosszul irányított fejlesztési befektetéseket.
Az audit befektetés megtérülése
Elszámolási vakfoltok
Nem rögzített eltérések a rendelés–szállítás–számlázás láncolatban. Visszaélés-kockázat a be- és kimenő oldalon egyaránt.
Folyamat-automatizálás
Feltehetően automatizálhatók lennének az ismétlődő kézi feladatok – adatrögzítés, egyeztetés, jelentéskészítés –, ami felszabadíthatná a humánerőforrást és csökkentheti a bérkölcséget.
Kapacitás-felszabadítás
Szűk keresztmetszetek azonosításával a meglévő erőforrások potenciálisan nagyobb árbevételt tehetnének lehetővé – az audit során pontosítható mértékben, új beruházás nélkül.
Az audit ROI-ja
Audit díja: 980 000 Ft + ÁFA | Ha az audit csupán 10%-kal csökkentené a selejtet → ~3,6 M Ft/év potenciális megtakarítás
Az elszámolási vakfoltok feltárása, a folyamat-automatizálás és a kapacitás-felszabadítás további, egyedi megtakarítási potenciált jelenthet – ezek együttesen sokszorozhatják a tényleges megtérülést.
3–4 hetes sprint
strukturált, kiszámítható lefutás
Előkészítés
- Kickoff meeting
- Dokumentumok bekérése
- Interjú-napirend véglegesítése
- Rendszer-hozzáférések beállítása
Feltárás
- Helyszíni látogatások
- Operatív és vezetői interjúk
- Folyamat-megfigyelés
- Adatexport és rendszerelemzés
Elemzés
- Folyamattérkép elkészítése
- Veszteség-kalkuláció
- Kockázati mátrix összeállítása
- Fejlesztési javaslatok kidolgozása
Riport
- Audit riport véglegesítése
- Roadmap összeállítása
- Tulajdonosi prezentáció előkészítése
- Lezáró megbeszélés és Q&A
Készen áll az első lépésre?
- Teljes audit folyamat elvégzése
- Helyszíni látogatások és interjúk
- Folyamattérkép dokumentum
- Veszteség- és kontroll-riport
- Fejlesztési roadmap
- Lezáró tulajdonosi prezentáció
Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot.